弁護士・税理士との連携をスムーズに。サポーター機能の活用法

終活支援の仕事は、一人で完結するものではありません。

相続の手続きには弁護士や司法書士、税務の整理には税理士、保険の見直しにはファイナンシャルプランナー、介護の相談にはケアマネジャー——クライアントの状況に応じて、さまざまな外部の専門家と連携する場面が出てきます。

しかし、この「外部専門家との連携」こそ、多くの終活事業者が手間を感じている業務の一つではないでしょうか。

この記事では、外部専門家との情報共有にまつわるよくある課題と、「らくらくLifeサポート」のサポーター機能を使った解決方法をご紹介します。

外部専門家との連携で起きがちな3つの問題

問題1：情報の受け渡しに手間がかかる

弁護士にクライアントの書類を共有するとき、どのような方法を使っていますか？

メールに添付して送る、FAXで送る、郵送する、面談時に紙で手渡す——いずれの方法でも、情報を準備して送付するまでに一定の手間がかかります。やり取りが複数回にわたると、「最新版はどれか」「送った・送っていない」の確認作業も発生します。

問題2：必要な情報が揃わないまま相談が始まる

専門家の側からよく聞く悩みがこれです。

事業者から相談を受けたものの、判断に必要な書類やクライアントの基本情報が揃っていない。結局、「この書類を送ってください」「この点を確認してください」というやり取りが何往復も発生し、本題に入るまでに時間がかかってしまう。

これは専門家にとっても事業者にとっても、非効率な状況です。

問題3：情報のセキュリティに不安がある

クライアントの情報は、氏名、住所、家族構成、資産状況など、極めてセンシティブな内容を含みます。

メールでの書類送付はセキュリティ上のリスクがありますし、専門家に渡す情報の範囲も気を遣う部分です。「この専門家にはこのクライアントの情報だけを見せたい」という細かな制御が、従来のやり方では難しいのが実情です。

サポーター機能とは

「らくらくLifeサポート」のサポーター機能は、外部の専門家をシステム上に招待し、必要な情報だけを安全に共有できる仕組みです。

仕組みをシンプルに説明すると、次の通りです。

招待する側（終活事業者）： 管理画面から専門家のメールアドレスを入力して招待を送信します。その際、どのクライアントの情報にアクセスできるかを指定します。

招待される側（専門家）： メールで届いた招待を受けるだけで、ブラウザからシステムにアクセスできるようになります。アプリのインストールや複雑な登録手続きは不要です。

アクセスできる範囲： サポーターは、自分に割り当てられたクライアントの情報のみ閲覧できます。それ以外のクライアントの情報には一切アクセスできない設計になっています。

対応する専門家の種別

サポーター機能は、終活に関わる幅広い専門家との連携を想定しています。対応する専門家の種別は以下の16種類です。

弁護士、司法書士、行政書士、税理士、終活プランナー、相続コンサルタント、ファイナンシャルプランナー、保険代理店、不動産業者、公証人、認定社会福祉士、医療従事者、ケアマネジャー、宗教施設関係者、葬儀社、その他。

クライアントの状況に応じて、必要な専門家を必要なタイミングで招待できます。

活用シーンで見るサポーター機能

シーン1：相続に関する弁護士への相談

あるクライアントの相続に関して、弁護士に相談が必要になったとします。

従来のやり方：

1. 必要な書類をPCから探し出す
2. メールに添付して弁護士に送付する
3. 弁護士から「追加でこの情報がほしい」と返信が来る
4. 追加情報をまとめて再度メールで送る
5. 弁護士からの回答をメールで受け取り、内容をメモに転記する

サポーター機能を使った場合：

1. 管理画面から弁護士をサポーターとして招待する
2. 該当クライアントへのアクセス権を付与する
3. 弁護士がブラウザからクライアントの書類・メモを直接確認する
4. 弁護士が確認した内容や助言をメモに記録する
5. 事業者側でメモを確認し、必要に応じてタスクに反映する

メールでの書類の送受信が不要になり、情報の確認から助言の記録まで、一つの場所で完結します。

シーン2：税理士との収支情報の共有

クライアントの税務に関して、税理士に相談するケース。

サポーターとして招待された税理士は、該当クライアントの収支情報や関連書類にブラウザからアクセスできます。「収入と支出の一覧を送ってほしい」「この領収書のコピーがほしい」といったやり取りが不要になり、税理士は必要な情報を自分で確認しながら作業を進められます。

シーン3：ケアマネジャーとの情報連携

クライアントの介護に関して、ケアマネジャーと情報を共有するケース。

面談で確認したクライアントのご要望や健康状態に関するメモを、ケアマネジャーと共有できます。ケアマネジャー側もメモを追記できるので、介護プランに関する情報を双方向でやり取りできます。電話での口頭連絡や、FAXでの書類送付を減らすことができます。

シーン4：複数の専門家が関わるケース

一人のクライアントに対して、弁護士と税理士の両方が関わるケースも珍しくありません。

サポーター機能では、一人のクライアントに複数のサポーターを割り当てることができます。それぞれの専門家がメモや書類を記録・共有することで、事業者を介さずとも情報が一つの場所に蓄積されていきます。

ただし、サポーター同士が直接やり取りするのではなく、あくまで事業者側がハブとなって情報を管理する設計です。各専門家は自分に割り当てられたクライアントの情報だけが見える状態なので、専門家間で不必要に情報が共有されることはありません。

サポーターと組織メンバーの違い

「サポーター」と「組織メンバー」は、アクセスできる範囲が異なります。

なお、サポーターとして参加していた専門家を、後から組織メンバーに昇格させることも可能です。たとえば、外部の税理士が顧問として常駐するようになった場合など、関係性の変化にも柔軟に対応できます。

セキュリティについて

外部の専門家と情報を共有する以上、セキュリティは最も重視すべきポイントです。

サポーター機能では、以下の仕組みで情報を保護しています。

クライアント単位のアクセス制御。 サポーターは、事業者が明示的に割り当てたクライアントの情報にのみアクセスできます。他のクライアントの情報は、存在すら見えません。

組織単位のデータ分離。 異なる組織のデータは完全に分離されており、他の組織のデータにアクセスすることはできません。

利用プランごとのサポーター招待数

サポーター機能の利用可否と招待可能人数は、プランによって異なります。

外部専門家との連携を始めたい場合は、スタータープランからご利用いただけます。提携する専門家が多い事業者には、招待数が無制限のブースタープランがおすすめです。

まとめ

外部専門家との連携は、終活支援に欠かせない業務です。しかし、そのための情報共有に毎回手間がかかっているのであれば、やり方を見直す余地があります。

サポーター機能を活用すれば、メールやFAXでの書類のやり取りを減らし、必要な情報を安全に、必要な範囲だけ共有できるようになります。

• メール1通で専門家を招待できる
• 専門家はブラウザから必要な情報にすぐアクセスできる
• 割り当てられたクライアントの情報だけが見える安心の設計

まずは無料プランで「らくらくLifeサポート」の基本機能をお試しいただき、外部専門家との連携が必要になった段階でスタータープランへのアップグレードをご検討ください。